توضیحات
نامه و گزارش اداری از رایج‌ترین وسیله‌های پیوند رسمی در جهت اجرای امور و انجام وظایف تعیین‌شده در هر سازمان هستند و بی‌تردید، تقویت این وسیله برقراری ارتباط، یعنی تهیه نامه یا گزارش اداری روشن و صحیح، رسیدن به اهداف هر سازمانی را آسان‌ترمی‌کند؛ بنابراین برای دستیابی به چنین نتیجه‌ای، رعایت اصول و قواعد صحیح نگارش و ویرایش، لازم است. توجه به نوشته‌های اداری از دیرباز در فرهنگ ما وجودداشته‌است اما شکوفایی جدی این نوع نوشته‌ها را در دوره قاجار و به‌ویژه پس از آن می‌توان مشاهده‌کرد
روش نگارش نثر فارسی به دلیل ماهیت این زبان، هرگز صورتی یک‌نواخت نداشته و همواره، متأثر از سلیقه‌های متفاوت، دستخوش دگرگونی بوده‌است؛ بنابراین برای جلوگیری از سردرگمی مخاطبان ارجمند، در تألیف این اثر کوشیده‌ام تا رایج‌ترین و پذیرفته‌ترین جنبه‌های مفاهیم لازم را برای صحیح‌نویسی رسمی مدنظر و استفاده قراردهم.
این مجموعه به همت انجمن علمی-فرهنگی موج نور اصفهان تنظیم شده‌است و مهم‌ترین هدف از تدوین آن، کمک به برقراری ارتباط مکتوب رسمی و هرچه قوی‌تر نابینایان و کم‌بینایان گرامی با افراد بینا در سازمان‌های اداری و مجامع رسمی فارسی‌زبان بوده‌است.
شایان اشاره است که نحوه ارائه مباحث بیان‌شده در این مجموعه، حاصل تجربیاتی است که طی برگزاری اولین دوره حضوری گزارش‌نویسی اداری با مدیریت انجمن علمی-فرهنگی موج نور اصفهان برای دوستان نابینا و کم‌بینا و همچنین هم‌فکری‌های اعضای محترم انجمن کسب‌کرده‌ام
کتاب حاضر در پنج بخش تنظیم شده که توضیح اختصاری درباره بخش‌ها بدین شرح است:
- در بخش‌های اول و دوم، تعاریف کلی ارتباط و انواع آن، نامهها و گزارشهای اداری و ارکان آنها، اهداف گزارشهای اداری در سازمان، خصوصیات گزارشی خوب و همچنین نحوه تنظیم شکل ظاهری نامهها و گزارشهای اداری، ارکان آنها، اندازه کاغذ و نوع و شماره قلم توضیح‌داده‌شده‌اند.
- بخش سوم، مهم‌ترین موارد مصوب رسم‌الخط فرهنگستان زبان و ادب پارسی را به‌اختصار بیان‌می‌کند.
- در بخش چهارم، مفاهیم پرکاربرد دستور زبان فارسی، نه به‌صورت تخصصی که درحد نیاز برای صحیح‌نویسی نوشته‌های رسمی فارسی در سطح رشته‌های مختلف تحصیلی مطرح‌شده‌است.
- بخش پنجم نیز، به رایج‌ترین علایم نشانه‌گذاری و موارد پرکاربرد این نشانه‌ها در نوشته‌های رسمی اختصاص‌یافته‌است.
درخصوص بخش‌های چهارم و پنجم، بیان چند نکته ضروری می‌نماید: ازجمله اینکه موارد مطرح در این بخش‌ها، بسیار خلاصه‌تر از اصل این مباحث در رشته زبان و ادبیات فارسی هستند چراکه مخاطبان این مجموعه، رشته‌های تحصیلی مختلف خواهندداشت بنابراین کوشیده‌ایم تا کاربردی‌ترین مفاهیم را به‌صورت ساده و درحد نیاز برای صحیح‌نویسی نوشته‌های رسمی در اختیار کاربران محترم قراردهیم.
نکته دیگر اینکه رعایت برخی قوانین مطرح در این مجموعه ازجمله، فاصله و نیم‌فاصله برای دوستان نابینا و کم‌بینا، چندان محسوس و لازم نمی‌نماید اما بایددرنظر‌داشته‌باشیم که رعایت چنین مواردی برای مخاطبان بینا بسیار مهم و تأثیرگذار است؛ بنابراین فایلی word برای این دو بخش درنظرگرفته‌شده که نمونه‌هایی مکتوب برای تبیین بهتر مفاهیم برخی تیترها در آن گنجانده‌شده و لازم است، کاربران نابینا و کم‌بینا در برنامه Jaws، پس از شنیدن جمله به جمله نمونه‌ها یک‌بار هم، جملات را حرف‌به‌حرف بشنوند و همچنین، تنظیمات خواندن نشانه‌گذاری‌هایی مانند ویرگول، نقطه‌ویرگول و سایر نشانه‌ها را در این برنامه فعال‌کنند؛ راهکار خواندن حرف‌به‌حرف کلمات، استفاده از مکان‌نماهای چپ و راست است و برای تنظیم خواندن نشانه‌ها باید در منوی Optionsپنجره Jaws, گزینه Voices, گزینه Voice adjustment, گزینه Voice punctuation را روی All تنظیم‌کنند.
این نکته را هم مدنظرداشته‌باشید که دو بخش اول، تنها برای نامهها و گزارشهای اداری کاربرددارند نه برای سایر نوشته‌های اداری یا رسمی؛ اما بخش‌های سوم تا پنجم برای اغلب نوشته‌های اداری و رسمی فارسی، کاربردی و قابل‌استفاده‌اند.
